Przelew z konta firmowego na prywatne i odwrotnie – czy można?

Konto prywatne – czym jest?

Za konto prywatne najczęściej uznaje się ROR – rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, zwykle nazywany po prostu kontem osobistym. Jest to najbardziej podstawowe narzędzie do zarządzania finansami. Obecnie ma je niemal każdy. Samodzielny ROR mogą założyć już nastolatkowie powyżej 13 roku życia.

Konto osobiste jest przeznaczone dla osób fizycznych do wykonywania codziennych transakcji finansowych. Taki rachunek pozwala korzystać z szerokiego zakresu usług bankowych, umożliwiających osobistym budżetem.

Za pomocą ROR-u można wykonywać poniższe operacje.

• Wpłaty i wypłaty: konto osobiste umożliwia dokonywanie wpłat gotówki, np. za pomocą wpłatomatu lub w placówce banku, a także wypłacanie pieniędzy z bankomatu lub w „okienku”. Osobiste zlecanie takich operacji w banku jest jednak coraz rzadziej praktykowane, może też wiązać się z dodatkowymi opłatami.
• Płatności i przelewy: ROR umożliwia wykonywanie i odbieranie przelewów.
• Używanie kart debetowych lub płatniczych: konta osobiste zazwyczaj zapewniają dostęp do karty debetowej lub płatniczej. Dzięki temu umożliwiają dokonywanie płatności bezgotówkowych w sklepach, wypłacanie pieniędzy z bankomatów czy płacenie kartą w Internecie.
• Gromadzenie oszczędności: konta osobiste mogą służyć do oszczędzania (wystarczy po prostu trzymać na nich środki), jednak nie jest to ich główną funkcjonalnością. Można natomiast zakładać do nich subkonta oszczędnościowe, czyli rachunki przeznaczone typowo do gromadzenia kapitału.

Większość banków oferuje dostęp do konta osobistego poprzez nowoczesne platformy internetowe i mobilne. Jest to niezwykle wygodne, ponieważ umożliwia wykonywanie większości operacji z pozycji smartfona czy komputera. Można w ten sposób sprawdzać saldo, zlecać przelewy, otwierać subkonta, lokaty czy nawet brać niektóre kredyty.

Korzystanie z konta osobistego niekiedy wiąże się z kosztami, takimi jak opłaty za prowadzenie konta, użytkowanie karty, wypłaty z bankomatów innych bankówo, itp. Jest jednak sporo banków, które oferują konta darmowe lub z niskimi prowizjami – zwłaszcza jeśli zostały spełnione określone warunki. Bank samodzielnie kształtuje swoją politykę cenową, dlatego każda oferta może przewidywać inną wysokość opłat.

Podsumowując, konto osobiste (ROR) jest podstawowym narzędziem do zarządzania finansami osobistymi – dokonywania transakcji, gromadzenia środków oraz monitorowania historii finansowej.

Czym różni się od niego konto firmowe?

Konto firmowe – czym się charakteryzuje?

Konto firmowe to rodzaj rachunku bankowego, stworzony specjalnie z myślą o przedsiębiorcach. Za jego pomocą można przechowywać gotówkę, opłacać zobowiązania, przyjmować zapłatę od kontrahentów. Konto firmowe ułatwia prowadzenie transakcji biznesowych i zarządzanie środkami.

Czym się różni konto osobiste od konta firmowego? Przede wszystkim każde ma one odmienne funkcje. Konta osobiste są rachunkami oszczędnościowo-rozliczeniowymi. Rachunek firmowy służy natomiast do prowadzenia rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Użytkowanie konta firmowego wygląda podobnie do korzystania z ROR-u. Także można wykonywać za jego pomocą przelewy, przyjmować wpłaty czy płacić dołączoną kartą płatniczą. Konto firmowe ma jednak kilka dodatkowych funkcjonalności, których nie zapewnia rachunek osobisty.

Jedną z istotnych jest możliwość dokonywania podzielonej płatności – split paymentu, czyli rozdzielenia płatności na kwotę netto i należnego VAT-u. Kwota podatku z danej transakcji jest automatycznie księgowana na dodatkowym koncie. Jest ono specjalnym rachunkiem połączonym z kontem głównym. Gromadzi ono podatek VAT z transakcji dokonanej według mechanizmu split payment. Na takie konto wpłynie również zwrot VAT naliczonego, jeśli o niego wystąpisz. Co istotne, nie możesz swobodnie dysponować pieniędzmi na tym rachunku. Są one na nim „zablokowane”.

Czy przedsiębiorca musi mieć osobne konto firmowe?

To, czy musisz założyć osobne konto firmowe, czy możesz korzystać z rachunku osobistego do rozliczeń biznesowych, zależy od kilku czynników.

Prowadzenie działalności gospodarczej bez firmowego konta (a nawet bez żadnego konta – choć to jest praktycznie niespotykane) jest niekiedy możliwe. Przepisy polskiego prawa dopuszczają taką opcję w przypadku najmniejszych firm. Dlatego wielu przedsiębiorców, którzy nie są objęci wymogiem otwarcia konta firmowego, zastanawia się, czy warto to robić.

Zgodnie z artykułem 61. Ordynacji podatkowej mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku dokonywania rozliczeń z Urzędem Skarbowym oraz z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem rachunku bankowego.

Warto jednak wiedzieć, kto zalicza się do mikroprzedsiębiorców. Zgodnie z przepisami jest to podmiot, który:

• zatrudniał mniej niż 10 pracowników,
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro,
• wykazane przez niego sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z dwóch ostatnich lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Powyższe zasady muszą zostać spełnione dla co najmniej jednego z dwóch ostatnich lat obrotowych.

Natomiast każda firma, niezależnie od wielkości, musi mieć konto bankowe, jeśli:

• chce dokonać transakcji z innym przedsiębiorcą,
• chce dokonać transakcji, której wartość (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) będzie przekraczać równowartość 15 tysięcy złotych,
• handluje towarami wymienionymi w ustawie o VAT.

W praktyce jednak banki już wiele lat temu wprowadziły własne zasady. Zgodnie z nimi przelewy związane z prowadzeniem działalności gospodarczej nie mogą być wykonywane z kont osobistych. Dlatego w praktyce niemal każdy przedsiębiorca musi mieć osobny rachunek firmowy.

Dla kogo konto firmowe jest obowiązkowe?

Istnieje także grupa przedsiębiorców, która zgodnie z przepisami musi mieć konto firmowe. Należą do niej:

• firmy zagraniczne działające na terenie Rzeczpospolitej Polskiej,
• przedsiębiorcy zatrudniających pracowników na jednoosobowych działalnościach gospodarczych,
• spółki cywilne,
• spółki jawne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• fundacje.

Warto również podkreślić, że jedynie konto firmowe umożliwia podmiotowi gospodarczemu znalezienie się na białej liście podatników. W przypadku ROR-ów, czyli kont osobistych, nie jest to dopuszczalne.

Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Kwota, która zobowiązuje przedsiębiorców do weryfikacji kontrahentów za pośrednictwem białej listy VAT, wynosi obecnie 15 000 zł.

Konto prywatne nie będzie więc rozwiązaniem zgodnym z przepisami w przypadku spółek oraz czynnych podatników VAT wpisanych na białą listę podatników VAT. Takie podmioty muszą mieć konto firmowe.

Dlaczego warto mieć konto firmowe

Osobne konto firmowe to łatwy i wygodny sposób na oddzielenie finansów związanych z prowadzeniem biznesu od prywatnych. Właśnie dlatego na założenie firmowego rachunku bankowego decydują się również przedsiębiorcy, którzy według przepisów wcale nie mają takiego obowiązku. Chodzi głównie o osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie są czynnymi podatnikami VAT.

Konto firmowe daje większą kontrolę nad wydatkami i pozwala sprawniej zarządzać biznesem. Oczywiście dodatkowy rachunek zwykle wiąże się z opłatami za jego prowadzenie. Można jednak znaleźć konto, które nie jest drogie. Zanim zdecydujesz się na konkretną ofertę, weź pod uwagę przede wszystkim, ile wynosi w jej przypadku:

• opłata za prowadzenie konta,
• opłata za wydanie i używanie karty płatniczej,
• prowizja za wypłatę środków z bankomatu,
• prowizja za wykonywanie przelewów,
• prowizja za wypłatę środków w placówce banku.

Wykaz takich opłat znajdziesz na stronie banku oraz w umowie o prowadzenie konta firmowego.

Przelew z konta firmowego na prywatne – czy to możliwe?

Należy pamiętać o tym, że przelewy z konta firmowego na prywatne możliwe są tylko w określonych przypadkach. Jest to uzależnione głównie od formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej.

Nieograniczone prawo do przelewania środków z firmowego rachunku bankowego na konto prywatne mają w Polsce wyłącznie mikroprzedsiębiorcy (czyli ci, którzy nie muszą mieć dwóch osobnych kont). Wykonywanie przelewów z konta prywatnego na firmowe jest w ich przypadku dozwolone. Natomiast taka możliwość nie przysługuje żadnej innej formie prowadzenia działalności. Wypłata z konta firmowego na prywatne jest wówczas niedopuszczalna, chyba że środki spełniają określoną funkcję (np. stanowią wypłatę wynagrodzenia).

Jeśli prowadzisz spółkę osobową, kapitałową, komandytową, cywilną lub jawną, nie możesz dowolnie przelewać pieniędzy z konta firmowego na prywatne.

Ważne! Dokonując przelewów z konta firmowego na prywatne, przedsiębiorcy muszą liczyć się z koniecznością uzasadnienia tych transakcji w razie ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. Konieczne jest więc podawanie czytelnych tytułów przelewów. Dzięki temu można uniknąć problemu z ustaleniem przeznaczenia przelewu przez organy podatkowe.

Kiedy spółka może wykonać przelew na konto prywatne?

Pieniądze zgromadzone na firmowym rachunku bankowym podmiotu prawa handlowego można wykorzystywać do celów prywatnych tylko wówczas, gdy stanowią one:

• wynagrodzenie,
• dywidendę,
• opłatę za wykonaną usługę
• opłatę za czynsz najmu lokalu.

Wszystkie inne przelewy z konta firmowego na konto prywatne są niezgodne z prawem i mogą powodować określone konsekwencje z tego tytułu.

Jak zrobić przelew z konta firmowego na prywatne? Jaki tytuł nadać?

Przedsiębiorcy, którzy chcą zgodnie z prawem wykonać przelew z konta firmowego na osobiste, często zastanawiają się, jaki tytuł nadać transakcji, aby nie budziła ona wątpliwości podczas ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. Jeżeli firma należy do osoby fizycznej, nie ma większego znaczenia, jaką nazwę będzie miał przelew.

W przypadku innych form prawnych działalności gospodarczych firm niezbędne jest natomiast stosowanie odpowiedniego nazewnictwa dla każdego przelewu. Tytuł powinien jasno wskazywać, dlaczego przelew środków z konta firmowego na prywatne jest wykonywany. Dlatego warto podawać konkretny i zwięzły opis, np.: wynagrodzenie za okres…, dywidenda, opłata czynszu za miesiąc…, zapłata za fakturę nr… itp.

Wówczas Urząd Skarbowy nie powinien dopatrzyć się nieprawidłowości. Takie przelewy są uzasadnione, dlatego mogą je wykonywać nawet spółki prawa handlowego.

Prywatne zakupy z konta firmowego – co na to przepisy?

Kolejną kwestią jest to, czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy? Jak wyglądają przepisy w tym przypadku? Obowiązują tutaj podobne zasady, jak w przypadku przelewów. To oznacza to, że prywatne zakupy opłacane z konta firmowego są dopuszczalne jedynie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczej (JDG).

Osoby prowadzące tego typu firmy mogą wydawać środki zgromadzone na koncie firmowym w dowolny sposób. Jest tak dlatego, że odpowiadają za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Nie ma więc znaczenia, z jakiego konta dokonują płatności. W każdym innym przypadku takie transakcje są niezgodne z przepisami. Jeżeli prowadzisz inną formę działalności gospodarczej (np. spółkę), prywatne zakupy możesz opłacać wyłącznie z konta osobistego.

Czy można płacić kartą firmową za prywatne zakupy? Zasada jest identyczna, ponieważ karta płatnicza to jedynie narzędzie, które jest powiązane z kontem, a nie odrębny byt. Zgodnie z przepisami płatności za prywatne zakupy kartą firmową mogą więc dokonywać jedynie osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze.

Jak księgować płatności prywatne z konta firmowego?

Jak księgować płatności prywatne z konta firmowego? Ta kwestia dotyczy wyłącznie JDG. Warto wiedzieć, że odnotowywanie tego typu wydatków nie jest wymagane przepisami. Jest tak dlatego, że w przypadku firm jednoosobowych płatności prywatne z konta firmowego (np. zapłata za zakupy) nie wliczają się do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Nie wpływają tym samym na podstawę do opodatkowania.

Przelew z konta prywatnego na firmowe

Warto również sprawdzić, jak wygląda sytuacja odwrotna, czyli dotycząca przelewu z konta osobistego na firmowe.

Wpłata na rachunek firmowy ponownie jest dopuszczalna tylko w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Mogą one swobodnie przekazywać środki pomiędzy oboma rachunkami. Mogą także płacić prywatną kartą za firmowe zakupy.

W przypadku każdej innej formy prawnej działalności przelew z prywatnego konta na firmowe jest niedopuszczalny poza kilkoma wyjątkami. Jest to możliwe, gdy:

• zwraca się pożyczone od spółki pieniądze,
• płaci jej za wykonanie określonej usługi,
• płaci się za dostawę produktów.

Przelew na konto firmowe bez faktury jest jednak legalny jedynie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych.

Wpłata na konto firmowe (np. we wpłatomacie) także jest dozwolona tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie ma w tej kwestii żadnych ograniczeń. Należy jednak umieć udokumentować źródło pochodzenia środków w razie kontroli skarbowej.