Przelew z konta firmowego na prywatne i odwrotnie – czy można?

Posiadanie konta przez prowadzącego działalność nie jest obowiązkowe. Art. 19 Prawa przedsiębiorców wymienia 2 przypadki, kiedy skorzystanie z niego to konieczność, ale nie wskazuje, że musi to być rachunek firmowy. W praktyce trudno sobie wyobrazić, aby przedsiębiorca mógł prowadzić działalność bez niego. Jego posiadanie jest niezbędne choćby do rozliczeń bezgotówkowych. Załóżmy masz konto firmowe, a na nim środki, które chcesz wykorzystać na cele prywatne. Czy możesz tak po prostu przelać je na rachunek osobisty?

Czy można przelewać pieniądze z konta firmowego na osobiste przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?

JDG to zdecydowanie najbardziej popularna forma prowadzenia działalności w Polsce. Korzysta z niej ponad 80% przedsiębiorców. Czy w jej przypadku możesz bez obaw przelewać pieniądze z konta firmowego na osobiste? Nic nie stoi na przeszkodzie! Wpływy, które otrzymujesz na rachunek firmowy są Twoje, więc bez żadnych obaw, kiedy tylko chcesz, możesz je przelać na konto osobiste. W tym przypadku firma i osoba fizyczna są traktowane jako ta sama jednostka. 

Przestrzegaj jednak ważnej zasady: nie pokrywaj prywatnych wydatków, korzystając z konta firmowego. Najpierw zrób przelew na rachunek osobisty, a dopiero później wykorzystaj środki na dowolny cel. 

Warto zachować ostrożność. Częste operacje mogą być podejrzane dla urzędu skarbowego, dlatego pamiętaj o odpowiednich tytułach przelewów, np.

• wypłata na cele osobiste,
• przelew własny,
• przelew środków na potrzeby prywatne.

Czy w ogóle musisz mieć konto firmowe? Wspomniany art. 19 Prawa przedsiębiorców wymienia dwa przypadki, kiedy jest to obowiązkowe:

• stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji wynosi 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty w walutach obcych.

Jednak przepis nie rozróżnia konta firmowego i osobistego. Inaczej sytuacja wygląda w spółkach. 

Czy można przelewać pieniądze z konta firmowego na osobiste, mając spółkę?

W tym przypadku mowa o dwóch niezależnych obiegach finansowych. Nie możesz przelewać pieniędzy na konto osobiste – bez odpowiedniego opisu operacja może być uznana przez urząd skarbowy za podejrzaną – jako ukrytą wypłatę zysku. Majątek spółki – w szczególności z o.o. i akcyjnej – nie należy do wspólników. 

Dlatego niezbędny jest odpowiedni tytuł i udokumentowanie, aby zachować zgodność z przepisami. Podstawą przelewu na konto osobiste mogą być wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, zwrot pożyczki czy uchwała o wypłacie dywidendy. Brak dokumentacji bywa źródłem problemów, np. konieczności korekty podatków, a nawet wiązać się z postępowaniem karnym. 

Każda operacja powinna mieć tytuł adekwatny do podstawy przelewu. Może to być np. zwrot kosztów podróży służbowej. Brak odpowiednich dokumentów przekłada się na ryzyko następujących problemów:

• odmowa zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
• sankcje karno-skarbowe,
• zapłata odsetek i grzywny,
• korekta deklaracji,
• zapłata zaległego podatku. 

Jeśli z konta spółki wykonasz przelew niezwiązany z prowadzoną działalnością albo nie masz do niego odpowiedniej dokumentacji, może to zostać uznane za działanie na szkodę spółki. Realna jest odpowiedzialność cywilna, karna i podatkowa. 

Aby uniknąć problemów, przechowuj dokumentację każdej wypłaty z rachunku. Mogą to być:

• umowa cywilnoprawna – kiedy chodzi o pożyczkę,
• oświadczenie – do wypłaty zaliczki lub dywidendy,
• faktury – jako potwierdzenie określonych zakupów,
• nota księgowa – kiedy chodzi o zwrot kosztów. 

Tytuł przelewu powinien konkretnie wskazywać na podstawę tej operacji, np. wypłata dywidendy na podstawie uchwały z 4/2024.

Jakie są skutki podatkowe i księgowe przelewu z konta firmowego na rachunek osobisty?

Pieniądze, które wypłacasz na własne cele w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, nie mogą być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu, gdyż nie są związane z prowadzoną działalnością. Nie w tym celu robisz przelew. 

Nie możesz z konta firmowego robić zakupów na cele prywatne, a następnie wykazywać je jako koszt uzyskania przychodu. Jeśli to zrobisz, ryzykujesz nałożenie kary przez urząd skarbowy. Aby tego uniknąć, wykonaj przelew na konto osobiste i dopiero wtedy dysponuj pieniędzmi.

Nie musisz tej wypłaty wykazywać w Księdze Przychodów i Rozchodów ani w jakikolwiek sposób dokumentować. 

W spółkach przelewy wymagają odpowiedniego zaksięgowania, np. jako wynagrodzenie czy dywidenda. Dopiero na podstawie takiej operacji można ją odpowiednio ująć w dokumentacji i nie dopuścić do problemów podatkowych. 

Czy można przelać pieniądze z konta osobistego na firmowe lub wpłacić na nie gotówkę?

Możesz wpłacić środki na konto firmowe, ale wymaga to dokumentacji i zaksięgowania wpłaty. Znaczenie ma powód wypłaty. To Twój wkład w prowadzoną jednoosobową działalność gospodarczą, a może wspólnik udziela firmie pożyczki? Brak dokumentacji może budzić podejrzenia, że mamy tutaj do czynienia z praniem brudnych pieniędzy, szczególnie jeśli to powtarzające się operacje. 

Wpłata na konto powinna być odpowiednio zaksięgowana na podstawie dokumentu, np. umowy pożyczki. Kiedy wpłacasz gotówkę, musi być zaewidencjowana. Można wystawić dokument KP (kasa przyjmie), a w nim wskazać źródło środków i na co mają być przeznaczone. 

Jak długo trwa przelew z konta osobistego na prywatne i w drugą stronę?

Jeśli zależy ci na czasie, możesz zapewnić sobie natychmiastowy transfer środków z jednego rachunku na drugi. Możliwe są następujące scenariusze:

• Masz konto osobiste i firmowe w tym samym banku – niemal na pewno pieniądze znajdą się na Twoim rachunku natychmiast po zleceniu przelewu. Bardzo prawdopodobne, że operacja będzie bezpłatna.
• Rachunki firmowy i osobisty są prowadzone przez inne banki – w takim przypadku decydują godziny sesji wychodzącej w jednej instytucji, sesji w KIR i następnie sesji przychodzącej w drugiej. Jeśli zlecisz przelew rano, powinien tego samego dnia znaleźć się na koncie docelowym. W przypadku gdy zrobisz to w piątek wieczorem, prawdopodobnie środki trafią na rachunek w poniedziałek około godz. 12. Standardowe przelewy nie są realizowane w weekendy i dni ustawowo wolne od pracy.
• Skorzystasz z przelewu ekspresowego – w takim przypadku przekażesz pieniądze z jednego rachunku na drugi w kilka sekund. To bardzo przydatne rozwiązanie, kiedy musisz pilnie wypłacić środki. Przelew ekspresowy działa nie tylko w dni robocze, ale również w weekendy i święta. Operacja zostanie również zrealizowana w nocy. 

Jeśli to przelew między kontami w różnych bankach, sprawdź, jakie są godziny sesji Elixir w poszczególnych instytucjach. W zasadzie we wszystkich obowiązują inne, a czasami 2 czy 3 godziny mogą robić różnicę. W razie wątpliwości, czy środki dojdą, zleć przelew natychmiastowy. 

Czy przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe?

Nie istnieją przepisy, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek posiadania specjalnego rachunku określonego jako konto dla firmy. To oznacza, że możesz zapewnić klientom możliwość rozliczeń bezgotówkowych, ale z wykorzystaniem rachunku prywatnego. Po prostu przepisy nie rozróżniają konta firmowego i prywatnego. Dlatego wystarczy rachunek osobisty. 

Uwaga! Zdarza się, że banki w regulaminie zaznaczają, że zwykłe konto osobiste jest przeznaczone do prywatnych rozliczeń. Nie może być używane do działalności gospodarczej. Dlatego lepiej mieć konto firmowe dla uniknięcia wątpliwości. 

Jednak lepiej rozdzielać rozliczenia związane z działalnością i prywatnymi wydatkami, choćby dla łatwiejszego zarządzania finansami.

Konto firmowe jest obowiązkowe w przypadku spółki jawnej, spółki z o.o., cywilnej, oraz fundacji. 

Potrzebujesz takiego rachunku, jeśli:

• Twoja firma ma się znaleźć na białej liście podatników VAT – prowadzi ją Ministerstwo Finansów. Kiedy chcesz zapłacić z tytułu wystawionej faktury kwotę powyżej 15 tys. zł, musisz mieć rachunek firmowy. Powinien znajdować się na białej liście aktywnych podatników VAT. W przeciwnym wypadku takiej płatności nie można uznać za koszt uzyskania przychodu. 
• Przy mechanizmie podzielonej płatności – wtedy przelewana kwota trafia na dwa różne rachunki. Kwota netto na konto firmowe, a podatek – na specjalne konto VAT powiązane z rachunkiem głównym. Rachunek VAT nie może być połączony z kontem osobistym. Aby otrzymać płatność podzieloną, twój rachunek musi się znajdować na wspomnianej, białej liście. Każda operacja powinna być potwierdzona fakturą VAT.

Dlaczego warto mieć konto firmowe pomimo braku obowiązku?

Za posiadaniem rachunku firmowego przemawia wiele czynników, m.in.:

• Porządek w finansach – operacje związane z prowadzoną działalnością gospodarczą nie będą się mieszać z wydatkami osobistymi. Łatwiej ustalisz czy na konto wpłynęły środki z tytułu zapłaty poszczególnych faktur. W razie kontroli urząd skarbowy będzie mieć wgląd wyłącznie w płatności związane z prowadzoną działalnością.
• Dostęp do kredytów firmowych – budujesz nową linię relacji. Nie jako osoba fizyczna, ale przedsiębiorca. To da Ci dostęp do produktów oferowanych przedsiębiorcom. 
• Bezpłatne przelewy do ZUS i US, a możliwe że również inne operacje, np. pakiet przelewów natychmiastowych. 

Mając konto firmowe, warto założyć rachunek osobisty. Często zdarza się, że wypłaty kartą z rachunku firmy są odpłatne, a z konta osobistego możesz ich uniknąć. 

Źródło: 

• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-przedsiebiorcow-18701388/art-19