Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Kwestia firmowego konta bankowego budzi dużo wątpliwości, ponieważ przepisy nie mówią wprost, czy taki rachunek mieć trzeba, czy nie jest obowiązkowy. To prowadzi do nieporozumień, które łatwo wyjaśnić, gdy zna się konkretne sytuacje, kiedy osobny rachunek jest faktycznie wymagany.

Co to jest konto firmowe?

Konto firmowe to rachunek bankowy, który służy do obsługi finansów działalności gospodarczej. W praktyce oddziela to, co prywatne, od tego, co związane z firmą. Dzięki rachunkowi firmowemu łatwiej kontrolujesz przychody, wydatki i inne transakcje dotyczące działalności gospodarczej. Ponadto konta firmowe wyposażone są w dodatkowe funkcjonalności, przydatne w prowadzeniu firmy.

Rachunek firmowy możesz założyć, jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. Musisz –  jeżeli prowadzisz działalność w formie spółki, gdyż osoby prawne (np. fundacje, spółki prawa handlowego) z litery prawa muszą je posiadać. Natomiast konta firmowego nie otworzysz w przypadku prowadzenia działalności bez rejestracji, ponieważ jednym z warunków otworzenia tego typu konta jest wpis do CEiDG lub KRS.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe dla jednoosobowej działalności?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, przepisy nie nakazują Ci wprost zakładania odrębnego konta wyłącznie na potrzeby firmy. Mimo tego prawo przewiduje sytuacje, w których rachunek firmowy jest konieczny. Dotyczy to transakcji powyżej 15 000 zł oraz rozliczeń objętych mechanizmem podzielonej płatności (zwanej też w skrócie MPP lub z ang. split payment) .

Krótko mówiąc – choć prawo nie nakazuje założenia konta biznesowego to w wielu sytuacjach, z którymi mają do czynienia właściciele JDG, jest ono wymagane.

W praktyce zdarza się, że nawet drobni przedsiębiorcy, którzy teoretycznie nie muszą mieć konta firmowego, zakładają je, ponieważ:

• chcą je wpisać na białą listę podatników VAT,
• biorą pod uwagę możliwość, że w przyszłości przeprowadzą transakcję, która musi „przejść” przez konto firmowe (np. płatność od kontrahenta na kwotę wyższą niż 15 tys. zł) i wolą już mieć otwarty rachunek firmowy, niż na szybko szukać optymalnej oferty,
• w razie kontroli skarbowej fiskus może zażądać wglądu do rachunku, a nie każdy czuje się komfortowo ze świadomością, że osoba trzecia widzi jego prywatne operacje na koncie.

Czy można używać konta prywatnego do celów firmowych?

Prawo nie narzuca realizacji transakcji firmowych przez rachunek firmowy. Jednocześnie nie istnieje zapis zabraniający dokonywania tego typu operacji przez konto prywatne. Wobec tego, z prawnego punktu widzenia, można używać konta osobistego do celów prowadzonej działalności.

Jednakże większość banków regulaminowo zabrania wykorzystywania konta osobistego w celach firmowych. Jeżeli bank wykryje takie działanie, może np. zamknąć rachunek w trybie natychmiastowym.

Kiedy potrzebne jest konto firmowe?

Ustawa o VAT w pewien sposób „wymusza” na niektórych przedsiębiorcach konieczność założenia rachunku firmowego, mimo że nie znajduje się tam zapis, który wprost mówi, że firma musi posiadać takie konto.

Art. 108a ustawy mówi, że niektóre płatności muszą być realizowane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Podzielona płatność polega na tym, że wartość netto z faktury automatycznie trafia na „zwykłą” część rachunku a podatek VAT – na specjalnie wyodrębnioną część służącą do przyjmowania podatku.

Tego typu konto (z oddzielną częścią na podatek VAT) to rozwiązanie techniczne funkcjonujące tylko na kontach firmowych. Żaden bank nie zaoferuje rachunku prywatnego z funkcją split payment.

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wszystkich należności powyżej 15 tys. zł oraz sprzedaży towarów i usług zwanych wrażliwymi (pełen ich katalog  jest bardzo obszerny, znajdziesz go w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, na liście są m.in. sprzedaż komputerów i części samochodowych, usługi remontowo-budowlane).

Przykład: Marta prowadzi niewielki punkt krawiecki. Do tej pory nie miała konta firmowego, ponieważ realizowała drobne zlecenia dla małych firm i osób prywatnych. Nawiązała jednak współpracę ze szwalnią, która zleciła jej pracę za 15 500 zł brutto. Taka kwota musi zostać rozliczona w mechanizmie podzielonej płatności, a zatem Marta musi założyć konto firmowe.

Czy konto firmowe musi być na białej liście podatników VAT?

Konto firmowe nie musi być wpisane na białą listę, choć – dla korzyści właściciela firmy – powinno. Biała lista podatników VAT służy do weryfikacji kontrahenta i jest jednym z elementów dochowania należytej staranności w VAT. Jeżeli jako przedsiębiorca jesteś czynnym podatnikiem VAT, a Twój rachunek nie znajduje się na białej liście, możesz mieć problemy z nawiązaniem współpracy z innymi firmami.

Twoi potencjalni kontrahenci powinni opłacać faktury tylko na konta, które są na białej liście. Jeżeli zrobią wpłatę na rachunek, którego tam nie ma, urząd skarbowy może uznać, że nie dochowali należytej staranności w VAT, a to wiąże się z konsekwencjami.

Wobec tego firmy, w obawie o własne bezpieczeństwo podatkowe, niechętnie nawiązują współpracę z innymi przedsiębiorcami, których rachunki nie znajdują na białej liście. Na białą listę podatników VAT wpisywane są wyłącznie konta firmowe.

Jak widzisz, działa to trochę jak „system naczyń połączonych” – mimo że formalnie nie masz wymogu posiadania konta firmowego, to aby działalność dobrze prosperowała, taki rachunek często jest konieczny.

Jakie są różnice pomiędzy kontem firmowym a prywatnym?

Rachunek firmowy różni się od prywatnego przede wszystkim zakresem operacji, jakie możesz na nim wykonać oraz sposobem, w jaki jest traktowany przez banki. Tylko na koncie firmowym obsłużysz mechanizm split payment – obowiązkowy przy określonych transakcjach. I tylko rachunek firmowy wpiszesz na białą listę podatników VAT, dzięki czemu zyskasz na wiarygodności w oczach kontrahentów.

Konto firmowe daje również dostęp do funkcji, których nie znajdziesz w bankowości dla osób prywatnych. Banki często oferują integrację z programami księgowymi, co ułatwi CI prowadzenie rozliczeń. Możesz też korzystać z limitów w koncie firmowym, które zwykle są dostępne w wyższych kwotach niż w rachunkach osobistych.

Jak wybrać konto firmowe?

Przy wyborze konta biznesowego weź pod uwagę kilka czynników:

• opłata za prowadzenie – w wielu bankach opłata może zostać „wyzerowana” pod warunkiem spełnienia wymogów typu: wykonanie minimalnej liczby operacji kartą debetową czy wpływy na rachunek w określonej wysokości,
• koszt przelewów do ZUS i US – cennik opłat za przelewy do tych instytucji może być inny niż za standardowe przelewy zewnętrzne,
• liczba kart debetowych – zwróć uwagę, ile kart do konta oferuje bank i czy możesz utworzyć inny limit wydatków dla każdej karty (wyższy np. dla kadry kierowniczej, niższy dla szeregowych pracowników),
• terminal – jeżeli w swojej działalności wykorzystujesz terminal płatniczy, w niektórych bankach otrzymasz go za darmo,
• wsparcie księgowe – część kont firmowych można połączyć z zewnętrzną platformą do księgowości i rozliczeń, a czasem banki oferują w ramach konta prosty program księgowy i wsparcie księgowej.

Na pewno warto, abyś rozważył założenie rachunku firmowego w tym samym banku, w którym masz konto prywatne. Być może instytucja finansowa dla klientów, którzy mają u niej i konto firmowe, i prywatne, zaproponuje lepsze warunki lub bonusy. Pamiętaj też, że przelewy pomiędzy kontami w tym samym banku księgują się natychmiast.

Gdzie i jak zgłosić założenie lub zmianę konta firmowego?

Każdy rachunek, którym posługujesz się w działalności, musisz zgłosić w CEiDG. Bez względu na to, czy jest to rachunek firmowy, czy prywatny. Nie istnieje też żaden limit kont – jeżeli korzystasz w firmie zamiennie np. z 10 rachunków, musisz je wszystkie podać w CEiDG.

Jeżeli dopiero będziesz otwierał firmę (nie masz jeszcze wpisu do CEiDG), natrafisz na drobny paradoks. Żaden bank nie założy Ci rachunku firmowego bez zarejestrowanej działalności, a jednocześnie w formularzu rejestracyjnym firmy w CEiDG musisz podać numer rachunku, który będzie służył do obsługi firmowych transakcji.

Jak to obejść? W formularzu wpisz numer swojego prywatnego rachunku i poczekaj na rejestrację firmy. Gdy będziesz miał już wpis w CEiDG, załóż na jego podstawie rachunek firmowy i zgłoś zmianę w CEiDG.

Zmianę rachunku zgłosisz online (poprzez stronę biznes.gov.pl), w urzędzie miasta (gminy) lub listownie. Tak samo postępuj w razie zaprzestania używania rachunku (w CEiDG musisz mieć zgłoszone przynajmniej jedno konto) lub założenia kolejnego rachunku firmowego.