Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Każdy przedsiębiorca w Polsce zobowiązany jest do posiadania rachunku bankowego, który będzie służył do rozliczeń z Urzędem Skarbowym, ZUS i kontrahentami. Typowe konto firmowe obowiązkowe jest tylko dla spółek prawa handlowego. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, teoretycznie nie musisz zakładać konta firmowego – możesz korzystać z prywatnego rachunku. Zastanówmy się, czy jest to dobre rozwiązanie, być może konto firmowe, choć płatne, to ułatwi życie przedsiębiorcy?

Czym charakteryzuje się konto firmowe?

Konto firmowe to specjalny rachunek bankowy dla przedsiębiorców. Służy do rozrachunków z kontrahentami, Urzędem Skarbowym i ZUS. Dzięki niemu nie trzeba już stać w kolejce do kasy, by zapłacić należny podatek, składkę na ubezpieczenie itp. Konta firmowe są płatne, ale opłaty z tytułu prowadzenia rachunku można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Rachunek firmowy pozwala na bieżąco śledzić rozrachunki z kontrahentami i kontrolować finanse. Jego posiadanie ułatwia opłacanie leasingów, umożliwia korzystanie z faktoringu i innych form finansowania dostępnych dla przedsiębiorców. Poza tym, aby zostać wpisanym na Białą Listę płatników VAT, musisz podać numer rachunku firmowego, a nie prywatny ROR.

Czy konto firmowe w banku jest obowiązkowe?

Dla osób prawnych tak – zaliczamy do nich spółki prawa handlowego. Do niedawna osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i mikroprzedsiębiorcy nie musieli korzystać z konta bankowego do rozliczeń firmowych.

Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. konto muszą mieć również przedsiębiorcy prowadzący działalność jednoosobową gdy:

• Stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca.
• Jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Od stycznia 2024 mają wejść w życie nowe przepisy, które obniżą limit transakcji bezgotówkowych do 8000 zł.

Warto również zapoznać się z zapisami zawartymi w załączniku nr 15 Ustawy o VAT, w którym znajdują się zapisy nakładające obowiązek posiadania konta firmowego dla części płatników VAT.

Podsumowując – teoretycznie konto firmowe nie jest niezbędne do prowadzenia małej działalności jednoosobowej np. warzywniaka. Jednak przepisy fiskalne i bankowe nakładają wciąż nowe ograniczenia, które skutecznie przekonują mikroprzedsiębiorców do zakładania kont firmowych.

Jakie są korzyści posiadania konta firmowego?

Podstawowa zaleta posiadania oddzielnego konta do prowadzenia rozliczeń działalności gospodarczej to porządek w finansach. Połączenie wpływów i płatności prywatnych z firmowymi to dodatkowe utrudnienie. Konto firmowe pomaga zaoszczędzić sporo czasu na rozrachunki.

Posiadacze kont firmowych mogą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności, czyli split payment. To wygodne rozwiązanie, które pozwala automatycznie rozdzielić należny podatek VAT i wartość netto towaru lub usługi.

Konto firmowe umożliwia również korzystanie z usług zarezerwowanych dla przedsiębiorców np. automatyczne pobieranie rat leasingowych, faktoring czy kredyty obrotowe. Rachunek firmowy umożliwia również wprowadzenie płatności kartą i blikiem w działalności detalicznej.

Biała lista podatników VAT to spis służący do weryfikacji kontrahentów. Warunkiem wpisania na nią jest podanie numeru konta firmowego. Prywatne rachunki ROR nie mogą na niej figurować.

Jakie są wady korzystania z prywatnego konta do celów firmowych?

Mieszanie finansów firmowych i prywatnych nigdy nie jest dobrym pomysłem. Nie tylko ze względu na brak przejrzystości w rachunkach.

Podstawowa wada korzystania z prywatnego konta do celów firmowych to brak niezgodności podczas rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Pamiętaj, że 1 lipca 2022 roku fiskus ma również dostęp do prywatnych kont podatników. Tym sposobem wszystkie wpływy z konta prywatnego używanego w działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone jako wpływy z tytułu jej prowadzenia.

Jeśli w ramach jednego konta masz rachunek rozliczeniowy i oszczędnościowy to odsetki z tego ostatniego zostaną objęte podatkiem dochodowym. Poza tym przedsiębiorca zobowiązany jest do odprowadzenia podatku w momencie uzyskania przychodu z różnicy kursu walut.

Konsekwencje karno – skarbowe

Na koniec największa wada łączenia finansów prywatnych i firmowych na jednym rachunku bankowym. Może ono bowiem sprowadzić do Ciebie kontrolę skarbową. Postępowanie będzie miało na celu sprawdzenie finansów firmy i ustalenie, czy nie ukrywasz przychodów pod pozorem rozliczeń prywatnych.

W skrajnych sytuacjach takich jak brak wpłaty należnego podatku czy wszczęcie postępowania administracyjnego wszystkie środki na koncie mogą zostać zablokowane lub zajęte przez komornika sądowego. Kiedy konta prywatne i firmowe są rozdzielone, problemy firmowe nie rzutują na finanse rodzinne. Najgorszym z możliwych rozwiązań jest połączenie konta firmowego z jedynym rachunkiem domowym, na który wpływają również dochody współmałżonka, świadczenia na dzieci itd.

Na co zwrócić uwagę wybierając konto firmowe?

Przede wszystkim na pełne koszty prowadzenia rachunku. Fakt, że można je odliczyć od podatku nie oznacza, że musisz przepłacać. Zanim założysz konto firmowe przestudiuj dokładnie tabelę opłat. Podstawowa opłata może być niewielka, za to klient może zostać zobowiązany do płacenia za każdy przelew, korzystanie z karty, wyciągi itp. W skali miesiąca może to oznaczać spore kwoty, gdy ruch na rachunku jest duży.

Łatwa obsługa konta

Konto firmowe powinno oferować Ci takie funkcjonalności, które ułatwią Ci prowadzenie firmy. Na przykład przelewy podatkowe i do ZUS, usługa wymiany walut czy przelewy walutowe. Dziś ważna jest także dobra ochrona danych dostępowych czy intuicyjna aplikacja mobilna. Dla osób prowadzących handel detaliczny przydatny okaże się również terminal do płatności kartą i obsługa płatności Blikiem.

Konto z księgową

Dla początkującego przedsiębiorcy dobrym rozwiązaniem będzie konto firmowe z księgowością. Oferty różnią się od siebie zakresem świadczonych usług. Możesz założyć konto, które zapewnia Ci tylko wsparcie merytoryczne księgowej i obsługę faktur. Istnieją również takie konta firmowe z księgowością w ramach których generowane będą dokumenty księgowe, prowadzony będzie terminarz płatności i monitoring zobowiązań publiczno-prawnych, a konta kontrahentów zostaną najpierw zweryfikowane na Białej Liście Płatników VAT.

Co należy porównać szukając odpowiedniego konta firmowego?

Jeśli potrzebujesz rachunku do rozliczeń firmowych bez dodatkowych usług, porównaj tabele opłat. Zwykle banki oferują darmowe konta firmowe w ramach czasowych promocji. Warto mieć to na uwadze, że opłaty mogą ulec zmianie.

Brak opłaty za otwarcie i prowadzenie konta to korzystna oferta, ponieważ część kont firmowych jest nią objęta.

Warto wybrać konto, które oferuje darmowe przelewy, przynajmniej te, które wykonujesz najczęściej czyli do ZUS i US. Idealnie jeśli wszystkie przelewy będą bezpłatne.

Większość przedsiębiorców korzysta dziś z kart debetowych np. podczas płacenia za paliwo do samochodów służbowych. Dlatego opłatę za karty również trzeba wziąć pod uwagę.

Kolejny punkt to wypłaty z bankomatów – większość kont firmowych oferuje tę usługę za darmo w swoich bankomatach i pobiera opłaty za wypłaty z bankomatów obcych. Sprawdź te koszty ponieważ mogą być naliczane procentowo od wartości wypłaty. Przy dużych kwotach może się to okazać bardzo niekorzystne.

Na koniec bonusy, ponieważ obecnie banki przyznają również premie przedsiębiorcom za aktywne korzystanie z konta firmowego. Premie mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych. Wypłacane są za różne czynności np. za transakcje kartą płatniczą, aktywne korzystanie z rachunku lub usługę wymiany walut.  Oczywiście oferty z premią od banku ulegają zmianie, bo zwykle są to czasowe promocje. Premia nie powinna być kryterium wyboru konta firmowego – podawane w reklamach kwoty to maksimum co możesz uzyskać. Jeśli chcesz dowiedzieć się ile realnie zyskasz musisz porównać regulamin z tym, jakie transakcje będziesz wykonywał na koncie firmowym.

Gdzie znaleźć dobre konto bankowe?

Samodzielne porównywanie ofert kont firmowych w różnych bankach jest czasochłonne. Nie każdy przedsiębiorca może sobie pozwolić na to by poświęcić na to na przykład cały dzień roboczy. Dlatego warto polegać na opinii ekspertów z dziedziny finansów. W naszym rankingu znajdziesz wszystkie oferty banków, porady finansistów i porównania kont są w jednym miejscu. Zaoszczędzisz cenny czas i będziesz na bieżąco ze zmianami, które wprowadzają banki.